本章では新営業システムの概要や位置付け、および基本的なシステムの利用方法についてご説明いたします。システムを利用する前に必ずご確認ください。
新営業システムの目的と位置付けについては、以下のリンクを参照してください。
新営業システムの概要
新営業システムの位置付け
はじめに
本チュートリアルでは、TOKIUMで請求書データを受領してから支払までの一連の業務の流れをご説明いたします。全体的なフローは以下の通りとなります。
チュートリアルのフロー（設定台帳）
固定資産台帳や販管費台帳をプロジェクトコードに指定する場合は、本チュートリアルには記載しておりません。操作マニュアルをご確認ください。
TOKIUM請求書の明細データを編集する
1. 対象の請求書データを参照する
TOKIUMのメール送信
まず、請求書がTOKIUMに到着すると、請求書の到着がメールで連絡されます。メールの宛先は取引先の担当部署によって決定されます。メールのサンプルは以下の通りとなります。
TOKIUMからのメール通知
TOKIUM請求書データの参照
メールを受け取ったらTOKIUMにログインします。TOKIUMにログインするには受け取ったメールの「請求書一覧画面」のリンクをクリックするか、下記のURLをクリックしてください。
TOKIUM https://secure.keihi.com/users/sign_in
ログイン後、対象の請求書データが一覧に表示されるため、この画面から自身が担当の請求書を探します。
TOKIUM請求書一覧の画面レイアウト
対象となる請求書データをクリックすると、その請求書に対する詳細画面へ遷移します。請求書の金額および支払期日、支払希望日、計上日を確認します。「明細を編集する」ボタンで明細データの表示へ切り替えます。
2. 請求書の明細情報を確認・編集する
「明細を編集する」をクリックすると、画面に明細情報が表示されます。
プロジェクトコード選択
選択すると対象となるプロジェクト（設定台帳、販管費、固定資産）コードの一覧が表示されます。プロジェクトは、
プロジェクトコード ＝ 設定台帳番号
プロジェクト名 ＝ 案件名（計上年月）で表示されます。
また、販管費台帳の場合は販管費台帳番号と販管費の名称、固定資産台帳の場合は、固定資産台帳番号と固定資産名で同様に表示されます。検索条件を使用して、各プロジェクトを絞り込む事ができます。
また、１つの請求明細が複数の設定台帳に分割されるケースは、その請求書に新たに明細データを作成して、それぞれ紐付けを行います。
借方請求明細科目選択
借方請求明細科目は大分類と小分類があります。
まず大分類を選択します。大分類は４種類があり、それぞれ小分類に表示される内容は以下の通りとなります。
事業設定項目 ・・・ 制作費等、設定台帳に設定する作業項目を表示
預り金・立替金項目 ・・・ 預り金・立替金台帳の作業項目を表示
販管費項目 ・・・ 販管費の作業項目を表示
固定資産取得項目 ・・・ 小分類は存在しない
TOKIUMで明細データを分割する場合には、その請求書に対して「明細の作成」を行います。その上で既存明細と新しい明細の金額合計が元々の明細金額と同額になるように設定して、明細毎にプロジェクトコードや借方請求明細科目を設定します。
3. 請求書を申請する
請求書を申請するためには「申請する」ボタンをクリックします。申請名と所属部署を入力する画面が表示されますが、そのまま「完了」ボタンをクリックして申請を実施してください。
申請を進めると、申請の承認フローを選択します。
自分の名前を第1承認に選択、「申請を提出する」をクリックして申請を提出します。
4. 請求書を承認する
請求書の申請が提出されると承認者に対して、承認を促す電子メールが送信されます。
また、承認者がログインを行い、メニューから「承認」を選択すると、支払依頼申請中の一覧が表示されます。
一覧から承認したいデータを選択すると、請求書の詳細画面へ遷移します。承認ボタンをクリックする事で承認完了となります。
承認が行われると、10分以内に新営業システムへの連携が行われます。ただし入力に不備がある場合はエラーメールとして通知されます。エラーメールの詳細については、操作マニュアルをご確認ください。
クラウド版の新営業システムで請求書情報を確認する
TOKIUMで入力した請求書が新営業システムに連携されていることを確認するため、クラウド版の新営業システムにログインします。クラウド版の新営業システムにログインするには下記のURLをクリックしてください。
クラウド版新営業システム https://jpmd-eigyou-sys.com/login
ログイン後、TOKIUMから連携された請求書情報を確認するためには、メニューから請求一覧をクリックします。★マークをクリックするとショートカットにリンクが表示され、次回から簡単に移動する事ができます。
![](/wp-content/uploads/2023/05/image-14.png")
メニュー（支払管理）
請求一覧をクリックすると、下記画面が表示され対象データが表示されます。
請求一覧は請求書の明細データ単位で表示されます。左側は請求書の項目で、右側は請求書の明細項目になります。各項目の詳細は操作マニュアルをご確認ください。一般的に確認が必要となるのは以下の観点となります。
- 連携失敗になっていないか？
- 計上日、支払予定日が正しいか。特に支払予定日は取引先毎に決まっています。
- 表示されているプロジェクトコード、項目区分、項目は正しく設定されているか？
また、TOKIUMの請求明細金額を修正した場合は、明細金額合計を良く確認してください。
従来版の新営業システムで設定台帳を確認する
請求書情報が設定台帳に連携されると、設定台帳の払い明細に追加されます。
対象となるプロジェクトコード（設定台帳番号）の払い明細が対象となります。これらは従来版の新営業システム（Windowsデスクトップ版）で表示されます。指定された借方請求明細科目によって、項目に影響があります。
従来版の新営業システムは今まで通りRドライブから起動してください。
ここでTOKIUMの請求明細に指定した借方請求明細科目と項目が一致していることを確認してください。
- 原価の場合、受領完了日にリンクが設置されている
- 減価償却の場合、項目が減価償却費となりリンクが設置されている
この２つのパターンに該当する払い明細についてはTOKIUMから連携されたデータとなり、設定台帳からの変更はできません。
| 上段金額 | TOKIUMで指定された請求書明細の税抜金額となります。 |
| 下段金額 | TOKIUMで指定された請求書明細の税込金額となります。 |
| 概／確 | 固定資産の減価償却の場合は「確定」となります。 その他の原価については「概算」となります。 ※原価については請求書連携時点では未確定なので、確認の上台帳で確定に変更してください。 |
| 発注先 | TOKIUMで指定された発注先が表示されます。 |
| 項目 | TOKIUMで選択した借方請求明細科目が表示されます。 |
| 発注日 | 空白となります。 |
| 納品日 | TOKIUMで指定された請求書の計上月の締日となります。 ※現在、計上月の末日で設計されているため、再検討が必要 |
| 請求書受領予定日 | 空白となります。 |
| 請求書受領完了日 | TOKIUMで指定された請求書の計上日となります。 ※TOKIUMの請求書受領日を表示すべきだが、TOKIUMから連携されない項目のため仕様変更が必要 減価償却費の場合は空白となります。 |
| 支払予定日 | 納品日より支払条件で計算した支払予定日を表示します。 減価償却費の場合は空白となります。 |
| 支払完了日 | FBデータ出力が実施された場合、その振込日が支払完了日として表示されます。 減価償却費の場合は空白となります。 |
| 支払条件 | 発注先の支払条件が表示されます。 減価償却費の場合は空白となります。 |
| 更新日 | 払い明細の更新日が表示されます。連携した日付になります。 |
| 作業者 | 「System」固定となります。 減価償却の場合は予定償却額を作成した担当者となります。 |
設定台帳の払い明細項目
設定台帳の承認を行う
設定台帳の全ての入力が完了したら、設定台帳の承認を行います。
詳細については、別紙「事業設定台帳承認手順書.xlsx」を参照してください。
クラウド版の新営業システムで支払データを確認する（経理ユーザー）
支払データはクラウド版の新営業システムで確認します。
支払データは複数の請求書がある場合、発注先、支払予定日、振込元銀行口座により統合されます。
下記の例では、２件の請求書がありますが、支払としては統合されます。
請求データ（請求一覧画面）
計上日が5/31で、¥9,500,000と¥800,000の請求書が存在しています。
支払データ（支払管理一覧画面）
２件の請求書の合算値（¥10,300,000）で１件の支払データが作成されます。
また、支払条件も影響を受けます。支払条件が全額現金の場合は注意すべき事はありません。ただし手形がある場合は以下のような影響を受けます。
例）月末締／翌月末支払 300万円まで振込、300万円超手形３ヵ月後支払
このケースにおいては、400万円の請求があったとすると300万円までは現金で支払となりますが、残りの100万円は手形決済となります。本システムでは手形の顛末処理は行わないため、手形の支払予定日の月に勘定奉行支払仕訳連携を実施することで支払完了となります。
銀行振込用FBデータの出力を行う（経理ユーザーのみ）
支払データが作成されると、FBデータの出力を行う事ができます。銀行への振り込み処理となるため、経理ユーザーのみ利用可能となります。FBデータを出力してご契約のネットバンキングのシステムへ取込を実施します。
下記の例では、株式会社フォーチューンに対して、¥10,300,000の支払データ（未払）で出力可能な状態になります。振込日が支払予定日と異なる場合には振込日を入力します。
ダウンロードボタンをクリックすることでFBデータがダウンロードできます。
ダウンロードが完了すると、FBデータが出力されます。
支払結果を確認する（経理ユーザー）
FBデータの出力を行うと、その支払データは支払済となります。支払済みになるという事は支払の仕訳データ出力対象のデータとなります。（月次の締め処理後に出力可能）
仕訳データを出力する（経理ユーザーのみ）
仕訳の元データが作成されると、それを対象として勘定奉行の仕訳連携データを作成することができます。仕訳が作成されるポイントは以下の４つです。
- 支払が行われた時（原価、固定資産、販管費）
- 固定資産の供用開始時
- 固定資産の減価償却発生時（販管費利用の場合のみ）
- 販管費の購入
種別、出力範囲、計上日付を入力して、仕訳作成ボタンをクリックすると仕訳データがダウンロードできます。
ダウンロードされた仕訳データは発行済みとなります。
尚、仕訳データのダウンロード後に上記の４つのいずれかが発生した場合は、出力範囲を未出力にして仕訳作成ボタンをクリックすることにより、ダウンロード後に発生した元データを反映した仕訳データが再ダウンロードされます。
上記の仕訳に関する詳細は操作マニュアルをご確認ください。